Доход предприятий зависит от многих критериев, в том числе и от расходов. Поэтому оптимизация закупок критически важна для любого бизнеса. Правильно внедрённый процесс улучшает сальдо и доход. Также оптимизация управления закупок позволяет сотрудникам предприятия более грамотно распоряжаться временем и быстро выполнять первостепенные задачи, что благоприятно сказывается на развитии бизнеса.

Основные этапы закупок

Закупки всегда предполагают взаимоотношения предприятия с партнёрами. Оптимизация данной сферы позволяет сэкономить время на заключении договоров, заработать хорошую репутацию и улучшить взаимодействие с контрагентами.

Закупки включают несколько шагов:

• определить потребности предприятия;
• выделить критерии каждого ресурса: качество, эксплуатационные свойства и прочее;
• составить список потенциальных контрагентов и ознакомиться с их предложениями;
• выбрать наиболее выгодного поставщика;
• сформировать заказы и заключить договоры.

Как оптимизируются закупки

Системы управления позволяют оптимизировать все этапы закупок, делая работу сотрудников компании более эффективной и увеличивая её доход. Это стало возможным благодаря следующим функциям:

1. Выбор и занесение контрагента в базу. Система управления заносит всех поставщиков в унифицированную базу, где фиксируется стоимость и другие условия сотрудничества. Также указывается весь маршрут переговоров: лица, участвующие в переговорах, и их контакты.
2. Закупки по графику. Система автоматически заранее напоминает о необходимости регулярных закупок, поэтому у компании есть время на согласование и подписание документов. Если ассортимент заканчивается, но расходы на это не были запланированы, то программа всё равно оповещает о необходимости закупки определённого товара. Это обеспечивает стабильную работу предприятия.
3. Заключение договора. Система оптимизации обеспечивает полноценный документооборот, защиту бумаг и имеет электронную подпись. Вся документация находится в базе и может быть при необходимости просмотрена сотрудниками или руководителями, что позволяет контролировать процесс закупок на любом этапе. Когда документ нужно подписать, он отправляется к определенному лицу.

Правильно внедренная система управления закупок благоприятно воздействует на развитие и доход бизнеса. Все данные о контрагентах и лицах, участвующих в подписании договоров, заносятся в единую базу. При необходимости на поиск информации уходит минимум времени.